Was macht eine Hausverwaltung? Zentrale Pflichten
Hausverwaltungen übernehmen als Dienstleister vielfältige Aufgaben im Auftrag der Eigentümer oder einer Eigentümergemeinschaft. Sowohl bei der Miet- als auch bei der WEG-Verwaltung steht der langfristige Werterhalt einer Immobilie im Vordergrund. Außerdem sind die Verwalter dafür verantwortlich, dass organisatorische, finanzielle und rechtliche Prozesse rund um ein Objekt reibungslos ablaufen.
Die folgenden Aufgaben sind gesetzlich nicht exakt definiert. Vertragliche Regelungen und klare Absprachen sind deshalb besonders wichtig. Wir stellen Ihnen einige zentrale Tätigkeitsfelder vor.
Kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung
Damit Mieteinnahmen, Betriebskosten und Abrechnungen effizient verwaltet werden, sind einige Aufgaben Ihres Hausverwalters kaufmännischer Natur. Es handelt sich zum Beispiel um:
- Erstellung transparenter Betriebskostenabrechnungen gemäß § 2 BetrKV: Die Nebenkostenabrechnung muss für jede Mietimmobilie rechtssicher, fristgerecht und mit moderner Software erstellt werden. Durch ein akkurates Vorgehen gehen Verwaltungen Streitpunkten aus dem Weg. Mieter wie Eigentümer erhalten volle Kostentransparenz.
- Einzug der Mieten, Überwachung von Zahlungen und Mahnwesen: Neben diesen täglichen Mietinkasso-Aufgaben leitet die Hausverwaltung bei Bedarf rechtliche Schritte ein und dokumentiert alles ordnungsgemäß.
- Wirtschaftsplan und Rücklagen: Bei WEGs dient die gesetzlich vorgeschriebene Jahresplanung (§ 28 WEG) inklusive Betriebskosten, Rücklagen und Investitionen als Basis für zahlreiche Eigentümerentscheidungen. Ein strukturierter Finanzplan schafft Sicherheit für zukünftige Maßnahmen und Investitionen. Auch er gehört in diesem Fall zu den Aufgaben einer Immobilienverwaltung.
Insgesamt soll die Hausverwaltung durch die Erledigung dieser Aufgaben dazu beitragen, die Wirtschaftlichkeit Ihrer Immobilie zu sichern und finanzielle Transparenz für alle Parteien herzustellen.
Technische Aufgaben der Hausverwaltung
Damit der bauliche Zustand einer Immobilie dauerhaft erhalten bleibt, übernimmt die Hausverwaltung eine Vielzahl technischer Aufgaben. Dazu zählen unter anderem:
- Koordination von Wartung und Instandhaltung: Die regelmäßige Überprüfung technischer Anlagen – wie Heizsystemen, Aufzügen oder dem Brandschutz – ist ein wichtiger Punkt. Die Hausverwaltung übernimmt diese Aufgaben meist nicht selbst, sondern beauftragt Fachfirmen, dokumentiert Wartungsintervalle und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Schadensaufnahme und Mängelbearbeitung: Bei technischen Problemen nimmt die Verwaltung Schäden auf, informiert Sie als Eigentümer oder Mieter und initiiert notwendige Maßnahmen. Dabei achten Experten auf eine strukturierte Mängelverfolgung – von der Erstmeldung bis zur Abnahme durch Handwerker.
- Bauliche Maßnahmen und Modernisierung: Bei größeren Vorhaben, etwa Sanierungen oder energetischen Verbesserungen, holt die Hausverwaltung Angebote ein, begleitet die Durchführung und informiert Beteiligte über Zeitplan und Kosten. Auch hier ist eine klare Kommunikation mit allen involvierten Personen das A und O.
Die technische Verwaltung Ihrer Immobilie trägt maßgeblich zur Werterhaltung und Verkehrssicherheit bei. Auch hier sollten Sie sich auf eine gute Hausverwaltung verlassen können.
Juristische Aufgaben der Hausverwaltung
Darüber hinaus achtet die Hausverwaltung bei ihren Aufgaben auf die Einhaltung wichtiger gesetzlicher Vorschriften – wie Brandschutz, Verkehrssicherung oder Datenschutz. Sie führt den Schriftverkehr mit Behörden, organisiert Meldungen und Genehmigungen und entlastet Eigentümer durch strukturierte Kommunikation. Rechtliche Vertretung im engeren Sinn übernimmt allerdings ausschließlich ein Anwalt – die Hausverwaltung sorgt vielmehr dafür, dass Vorgaben korrekt umgesetzt werden.
